Colaboración externa segura con Guest Sharing

Colaboración externa segura con Guest Sharing

Compartición segura

Colaboración externa segura con Guest Sharing

Visión general

CAD ROOMS te permite colaborar de forma segura con partners externos, clientes y proveedores sin darles acceso completo al espacio de trabajo.
En lugar de añadir personas externas como miembros del espacio de trabajo, CAD ROOMS usa compartición basada en archivos. Los usuarios externos se tratan automáticamente como Invitados, lo que garantiza un acceso controlado (solo lectura) y protege tus datos internos.
Este enfoque permite compartir diseños con confianza, sin consumir asientos y sin exponer proyectos no relacionados.
 

¿Qué es Guest Sharing?

Guest Sharing te permite compartir archivos individuales con personas fuera de tu espacio de trabajo.
Características clave:
  • Los Guests no consumen asientos.
  • El acceso se limita solo a los archivos compartidos explícitamente.
  • Los permisos son solo lectura por defecto.
  • Los Guests aparecen automáticamente en la lista de Guests.
Esto asegura que la colaboración externa sea segura, aislada y auditable.

Cómo compartir un archivo con una persona externa

Paso 1 — Abrir el visor de archivos

  1. Ve a un Project.
  1. Abre en el Viewer el archivo que quieres compartir.

Paso 2 — Compartir el archivo

  1. Haz clic en el icono Share en la esquina superior derecha del Viewer.
  1. Introduce el email de la persona destinataria.
  1. Envía la invitación.

Qué ocurre después

  • Si la persona ya tiene una cuenta de CAD ROOMS
      • → Obtiene acceso inmediatamente y recibe una notificación dentro de la plataforma.
  • Si la persona es nueva en CAD ROOMS
      • → Recibe un email de invitación.
      → Tras crear una contraseña, podrá acceder al archivo compartido.
En ambos casos:
  • La persona se añade automáticamente a la lista de Guests.
  • No se usa ningún asiento del workspace.

Qué pueden hacer los Guests

Los Guests tienen un acceso estrictamente limitado:
✅ Ver el archivo compartido
✅ Abrir el archivo en el visor 3D
🚫 No pueden subir ni reemplazar archivos
🚫 No pueden hacer check-in / check-out
🚫 No pueden contribuir ni resetear archivos
🚫 No pueden hacer Manual Release
🚫 No pueden crear ni gestionar ECOs
🚫 No pueden acceder a otros proyectos ni a la configuración del workspace

Gestionar el acceso de Guests

Ver Guests

  • Abre Workspace Members → Guests
  • Verás todos los usuarios externos y a qué archivos tienen acceso

Revocar acceso

Puedes revocar el acceso en cualquier momento:
  • Eliminando la compartición del archivo
  • Eliminando a la persona de la lista de Guests
Una vez eliminado, el Guest pierde el acceso inmediatamente.

Por qué es importante

  • 🔐 Seguridad por diseño
      • Las personas externas solo ven lo que compartes explícitamente.
  • 💺 Sin consumo de asientos
      • Comparte libremente sin aumentar el coste de suscripción.
  • 📂 Aislamiento de proyectos
      • Los Guests nunca ven proyectos o datos no relacionados.
  • 📜 Trazabilidad
      • Las acciones de compartición quedan registradas y son auditables.
  • 🤝 Colaboración sin fricción
      • Clientes y proveedores pueden revisar diseños sin procesos de alta complejos.

Buenas prácticas

  • Comparte solo archivos liberados o listos para revisión con externos
  • Revoca el acceso cuando termine la colaboración
  • Usa ECOs internamente antes de compartir externamente
  • Evita exportar archivos fuera de CAD ROOMS cuando la compartición segura está disponible

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