Colaboración externa segura con Guest Sharing

Colaboración externa segura con Guest Sharing

Compartir seguro

Colaboración externa segura con Guest Sharing

Descripción general

CAD ROOMS permite una colaboración segura con socios externos, clientes y proveedores sin otorgarles acceso a tu espacio de trabajo ni a tus proyectos.
En lugar de añadir personas externas como miembros del espacio de trabajo, CAD ROOMS utiliza compartición basada en archivos. Los usuarios externos se tratan automáticamente como Invitados, lo que garantiza un acceso controlado y de solo lectura, protegiendo los datos internos y la estructura del proyecto.
Este enfoque permite a los equipos colaborar con confianza sin consumir puestos, aumentar la carga administrativa ni exponer proyectos no relacionados.
 

¿Qué es Guest Sharing?

Guest Sharing te permite compartir archivos individuales con personas fuera de tu espacio de trabajo.
Características principales:
  • Los invitados no consumen puestos
  • El acceso está limitado únicamente a los archivos compartidos explícitamente
  • Los permisos son de solo lectura por defecto
  • Los invitados se añaden automáticamente a la lista de invitados
Esto garantiza que la colaboración externa sea segura, aislada y auditable.

Cómo compartir un archivo con un usuario externo

Paso 1 — Abrir el visor de archivos

  1. Navega a un Proyecto.
  1. Abre el archivo que deseas compartir en el Visor CAD.

Paso 2 — Compartir el archivo

  1. Haz clic en el icono Compartir en la esquina superior derecha del Visor.
  1. Introduce la dirección de correo electrónico del destinatario.
  1. Envía la invitación.

Cómo funciona el proceso de invitación

Una vez compartido un archivo, CAD ROOMS otorga acceso automáticamente según el estado de la cuenta del destinatario.
  • Si el destinatario ya tiene una cuenta de CAD ROOMS
      • El acceso se concede de inmediato y el destinatario recibe una notificación dentro de la plataforma.
  • Si el destinatario es nuevo en CAD ROOMS
      • El destinatario recibe un correo electrónico de invitación para establecer una contraseña.
      No se requiere verificación de correo electrónico, lo que reduce la fricción de incorporación para revisores externos. Después de establecer una contraseña a través del correo de invitación, el destinatario puede acceder al archivo compartido.
En ambos casos:
  • El destinatario se añade automáticamente a la lista de invitados
  • No se consume ningún puesto del espacio de trabajo
  • No se requiere verificación adicional de correo electrónico
💡
El acceso de invitado es ideal para revisiones externas, colaboración a corto plazo o partes interesadas que solo necesitan visibilidad.

Qué pueden hacer los invitados

Los invitados tienen un acceso estrictamente limitado:
✅ Ver el archivo compartido
✅ Abrir el archivo en el visor 3D
✅ Añadir comentarios/anotaciones
🚫 Subir, reemplazar o modificar archivos
🚫 Hacer check-in o check-out de archivos
🚫 Contribuir cambios al proyecto
🚫 Liberar archivos o cambiar estados de archivos
🚫 Crear o gestionar ECOs
🚫 Acceder a proyectos o configuración del espacio de trabajo
🚫 Ver cualquier contenido más allá de los archivos compartidos explícitamente con ellos

Gestión del acceso de invitados

Ver invitados

  • Abre Miembros del espacio de trabajo → Invitados
  • Consulta todos los usuarios externos y a qué archivos pueden acceder

Revocar acceso

Puedes revocar el acceso en cualquier momento:
  • Eliminando el archivo compartido
  • Eliminando al invitado de la lista de invitados

Una vez eliminado, el invitado pierde el acceso inmediatamente al archivo compartido.

Por qué es importante Guest Sharing

  • 🔐 Seguridad por diseño
      • Los usuarios externos solo ven lo que compartes explícitamente.
  • 💺 Sin consumo de puestos
      • Comparte libremente sin aumentar los costos de suscripción.
  • 📂 Aislamiento de proyectos
      • Los invitados nunca ven proyectos o datos no relacionados.
  • 📜 Trazabilidad
      • Todas las acciones de compartición quedan registradas y son auditables.
  • 🤝 Colaboración sin fricciones
      • Clientes y proveedores pueden revisar diseños sin carga de incorporación.

Mejores prácticas

  • Comparte solo archivos liberados o listos para revisión con usuarios externos
  • Revoca el acceso una vez finalizada la colaboración
  • Usa ECOs internamente antes de compartir externamente
  • Evita exportar archivos fuera de CAD ROOMS cuando la compartición segura esté disponible

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